Wer sieht welche Dateien und Ordner?

In der ISKA-Cloud werden die Zugriffsberechtigungen durch Gruppenverzeichnisse geregelt.

Welche Dateien und Order werden angezeigt?

Nutzerinnen und Nutzer der ISKA-Cloud sehen Dateien und Ordner,

• die sie selbst hochgeladen haben,
• die mit einer Gruppe geteilt wurden, der sie selbst angehören oder
• die mit ihnen persönlich geteilt wurden.

Der Besitz einer Datei oder eines Ordners

• Selbst erstellte bzw. hochgeladene Dateien kommen in den eigenen Besitz. Wer rechts vom Datei- bzw. Ordner-Namen das Teilen-Symbol sieht (Winkel mit drei Punkten), ist Besitzer/in.

• Ansonsten zeigt ein Kreis mit den Anfangsbuchstaben oder dem Profilbild den Besitzer bzw. die Besitzerin. Fährt die Maus über diesen Kreis, wird der Name angezeigt.

Zugriffssteuerung durch Gruppenverzeichnisse

Wir organisieren den Zugriff auf Dateien durch Gruppenverzeichnisse. Diese werden vom IT-Support angelegt. Wer eine Datei in ein Gruppenverzeichnis verschiebt oder hochlädt, macht die Datei der jeweiligen Gruppe sichtbar. Das gilt auch für Unterverzeichnisses eines Gruppenverzeichnisses.

Alle Mitglieder  einer Cloud-Gruppe können die Inhalte ihres Gruppenverzeichnisses frei erstellen, bearbeiten und löschen. Besitzerin bleibt "admin.verzeichnisse". Die Dateien und Unterordner können nicht weiter geteilt werden. Sie bleiben nur innerhalb der Gruppe sichtbar.

ISKA-Arbeitsbereiche, bei denen noch keine von "admin.verzeichnisse" angelegten Gruppenordner eingerichtet wurden, können diese beim ISKA-IT-Support anfordern.

Dateien und Ordner nicht einzeln und persönlich freigeben

Es gibt einfache Mechanismen Dateien und Ordner auf anderem Weg für einzelne Personen oder Gruppen freizugeben ("teilen"). Diese sollten allerdings nicht verwendet werden.

Freigabe einer Datei für Externe

Die ISKA-Cloud eignet sich dazu, um Externen (z. B. Kooperationspartner/innen) eine Datei datenschutzsicher zukommen zu lassen. Auf diese Weise können auch Dateien, die für einen Versand per Mail zu groß sind, weitergegeben werden. Die Externen brauchen dazu keinen ISKA-Cloud-Account.

1. Die extern zu teilende Datei hochladen.
2. Keinen Gruppenordner verwenden, damit die Datei im eigenen Besitz bleibt.
3. Auf das Teilen-Symbol (Dreieck) rechts vom Dateinamen klicken.
4. Auf das "+" rechts von "Link teilen" klicken.
5. Das vergebene Passwort abschreiben oder an einen sicheren Ort kopieren.
6. Auf den Pfeil rechts neben dem Passwort klicken.
7. Nun befindet sich der Link in der Zwischenablage und kann z. B. mit Strg+V in eine Mail kopiert werden.
8. Das Passwort dem Empfänger z. B. per Telefon mitteilen. Es macht keinen Sinn, das Passwort mit der gleichen Mail zu versenden wie den Link.
9. Dem Empfänger mitteilen, dass er das Passwort nicht weitergeben soll.

Wenn der Dateitausch mit dem Externen abgeschlossen ist, ist die Datei in der ISKA-Cloud zu löschen.

Eine Freigabe zurücknehmen

Wer versehentlich eine Datei mit einer Freigabe versehen hat, kann diese folgendermaßen zurücknehmen:

1. Auf das Teilen-Symbol (Dreieck) rechts vom Dateinamen klicken.
2. Auf die drei Punkte rechts neben "Link teilen" klicken.
3. "Freigabe aufheben" auswählen.